Verbeteren op gebied van vergaderen: minder vergaderen en meer besluiten gezamenlijk nemen… het is nog best lastig!

Training en coaching hierin is pragmatisch en levert vaak direct resultaat op. Zeker gezamenlijk met de groep waarin je vergadert, je kunt dan direct veranderingen doorvoeren.

Hoe?
Deze training is altijd maatwerk en wordt gezamenlijk goed voorbereid: wat is de situatie nu en wat zijn de verwachtingen voor straks?

Na een analyse van een reguliere vergadering (meekijken als een vlieg aan de wand) geef ik direct feedback over de volgende zaken:

• Hoe kunnen jullie de beschikbare vergadertijd zo optimaal mogelijk gebruiken, om efficiënt en effectief verschillende manieren van besluitvorming te hanteren?
• Hoe vergroten jullie het organiserend vermogen van de deelnemers, hoe wordt de structuur van de vergaderingen (voor, tijdens en na de vergadering) en het proces tijdens de vergadering (hoe maken we discussies zinvol) verbeterd? Worden heldere acties goed vertaald en beslissingen genomen met draagvlak?
• Daarnaast staat, in een 1 op 1 (digitaal) contact moment met de voorzitter zijn of haar rol centraal: welke profiel en vaardigheden heb je nou nodig? Hoe houd je leiding en sturing zonder de dialoog te verstoren, hoe neem je besluiten en hoe houd je je aan het proces?
• Eventueel: Hoe informeer je de achterban, hoe ga je om met mandaat van de achterban en reageer je op weerstand en spanning?

De volgende items komen over het algemeen aan bod:

• Voorbereiding van vergaderen, agenda en manieren besluitvorming
• Omgaan met veelpraters, niets-zeggers en eventueel lastig gedrag.
• De discussie doelgericht houden en tijd bewaken.
• Collega’s alert en betrokken houden.
• De kunst van het maken en nakomen van afspraken.
• Profiel van een voorzitter / technisch voorzitter
• Kunst en belang van het eerst analyseren van problemen, dan definiëren en dan pas oplossen.
• Informeren en rapporteren (en het verschil)

Reken op 1 a 1,5 dagdeel tijdsinvestering, dit is afhankelijk van de grootte van de groep en de duur van de vergadering. Dit bespreken we gezamenlijk in het voorbereidende gesprek.

Ook is vergaderen een heel actueel en pragmatisch thema om een lezing over te organiseren. In maximaal anderhalf uur komen dan alle belangrijke zaken langs die direct doorgevoerd kunnen worden.